1.     Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Deze privacy policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die verwerkt worden door FINEX GROUP BV, met maatschappelijke zetel te Dorpshart 25, 2870 Puurs-Sint-Amands, met ondernemingsnummer BE 0779.452.804, die de verwerkingsverantwoordelijke is van deze website.

De Verwerkingsverantwoordelijke hecht veel belang aan uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens dan ook conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) alsook iedere toekomstige of aanvullende wetgeving in uitvoering daarvan, voor zover van toepassing.

Voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren, hetzij per e-mail naar info@finex.be of per post naar voormeld postadres.

2.     Wat betekent “persoonsgegevens verwerken”?

 Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, leest u in deze Privacy Policy. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden.

3.     Welke gegevens verwerken wij?

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken. Afhankelijk van uw relatie met Finex (bv. klant, leverancier, sollicitant, medewerker, bezoeker) en de manier waarop u met ons communiceert, kunnen wij verschillende persoonsgegevens van u verwerken. Hieronder lichten wij per categorie toe welke gegevens dit kunnen zijn. Niet alle gegevens worden in elke situatie verwerkt.

Algemeen

Van al onze contacten verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens:

an alle personen die contact met ons hebben (via e-mail, website of fysiek bezoek), kunnen wij volgende gegevens verwerken:

• Contactgegevens (zoals naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres);
• Contactgeschiedenis (zoals e-mailverkeer, webformulieren, documenten);
• Identificatiegegevens (zoals kopie van identiteitskaart bij identificatieplicht of GDPR-verzoek);

Klanten (natuurlijke personen en contactpersonen binnen ondernemingen)

In het kader van onze hoofdactiviteit als boekhoudkantoor verwerken wij mogelijks volgende bijkomende gegevens:

• Identificatiegegevens en contactinformatie;
• Kopie identiteitskaart en rijksregisternummer (in kader van wettelijke verplichtingen);
• Financiële gegevens (zoals bankrekeningnummers, inkomsten, bezittingen, fiscale gegevens);
• Contractuele gegevens (zoals opdrachtbrief, machtiging, volmacht);
• Logingegevens voor toegang tot klantportalen (Yuki, Silverfin, Exact Online, enz.);
• Communicatiegegevens (zoals e-mails, briefwisseling, gespreksnotities);
• Eventueel bijzondere gegevens, zoals medische kosten of gezinssituatie via belastingaangifte (enkel indien relevant voor onze dienstverlening).

Leveraciers – dienstverleners

Van leveranciers en externe dienstverleners verwerken wij mogelijk volgende gegevens:

• Identificatie- en contactgegevens van de contactpersoon;
• Contractuele gegevens (zoals overeenkomsten, bedrijfsgegevens, BTW-nummer);
• Betalings- en facturatiegegevens (zoals bankrekeningnummer, facturen);
• Eventueel inlog- of toegangsgegevens tot gedeelde platforms.

Kandidaat-medewerkers

Van kandidaat-medewerkers verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. Uiteraard zal dit in grote mate afhankelijk zijn van welke gegevens u zelf aan ons wenst te verstrekken in functie van uw sollicitatie.

Indien u bij ons solliciteert, kunnen wij volgende gegevens van u verwerken:

• CV, motivatiebrief, aanbevelingsbrieven;
• Contactgegevens;
• Notities van sollicitatiegesprekken en evaluaties;
• Correspondentie via e-mail;
• Eventuele foto’s indien vrijwillig verstrekt.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt in het kader van de sollicitatieprocedure en worden zonder uw toestemming niet langer bewaard dan nodig.

4.     Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden binnen de context van onze werking als boekhoudkantoor. We verzamelen en verwerken enkel de gegevens die nodig zijn om deze doelen te bereiken, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Uw gegevens worden verwerkt voor volgende doeleinden:

• Uitvoering van onze boekhoudkundige en fiscale dienstverlening, waaronder:
  • Het voeren van boekhouding en opmaken van jaarrekeningen;
  • Het verstrekken van fiscaal advies en het indienen van fiscale aangiftes;
  • Het beheren van klantendossiers en bijhorende communicatie;
  • Het aanleveren van documenten via klantportalen (Yuki, Silverfin, Fid Manager…).
• Beheer van de klantenrelatie:
  • Opvolging van afspraken en opdrachten;
  • Beantwoorden van vragen en verzenden van meldingen of reminders;
  • Beheer van contracten, volmachten en administratieve formaliteiten.
• Nakoming van wettelijke verplichtingen:
  • Antiwitwasverplichtingen (identificatieplicht, archivering van klantgegevens);
  • Boekhoudkundige en fiscale bewaarplichten;
  • Bijstand aan toezichthouders of officiële instanties.
• Werving en selectie van medewerkers:
  • Beoordeling van sollicitaties;
  • Communicatie en opvolging in het kader van de aanwervingsprocedure;
  • Beheer van kandidatuurdossiers en interne selectieverslagen.
• Personeels- en HR-beheer:
  • Opvolging van arbeidsovereenkomsten, prestaties en evaluaties;
  • Loonadministratie en contact met het sociaal secretariaat;
  • Toegang tot digitale systemen en beveiliging van interne gegevens.
• Beheer van leveranciers en dienstverleners:
  • Contactbeheer en administratieve opvolging;
  • Betalingsverkeer en facturatie;
  • Contractbeheer en beveiligde toegang tot gedeelde systemen.
• Interne organisatie en IT-beveiliging:
  • Toegangscontrole tot gebouwen en systemen;
  • Logging en monitoring van systeemgebruik;
  • Backup en databeveiliging via externe IT-partner.
• Beperkte externe communicatie:
  • Gebruik van foto’s of getuigenissen (uitsluitend mits toestemming);
  • Informatieve communicatie naar bestaande klanten (bv. updates, ondertekenverzoeken).

Finex voert geen actieve marketingcampagnes, beurzen of wedstrijden. Er is ook geen systematische verwerking van prospectgegevens of gebruik van commerciële mailinglijsten.

5.     Oorsprong van de gegevens

De meeste gegevens die wij verwerken van u hebben we ook rechtstreeks van u verkregen. Binnen het kader van onze dienstverlening is het mogelijk dat wij gegevens van u verkrijgen via externe dienstverleners of openbare bronnen.

6.     Met wie delen wij uw gegevens?

Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden, of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners (verwerkers), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer van onze websites en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten. 

Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover relevant in uw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:

• Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven indien wij u iets moeten toezenden per post;
• Betalingsdienstverleners indien wij betalingen van u ontvangen, of omgekeerd;
• Externe vertegenwoordigers en consultants of enige andere partijen die betrokken zijn in het kader van onze hoofd- of nevenactiviteiten;
• De verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitbaten van onze organisatie, met het oog op een veilig en efficiënt digitaal gegevensbeheer binnen onze organisatie;
• Overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen en verdediging van onze belangen, voor zover vereist.

7.     Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

 Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt. Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen zijn steeds gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het vervullen van de doeleinden. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd. 

8.     Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?

Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op wie wij beroep doen eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico’s op incidenten zo veel als mogelijk te beperken.

De gegevens die wij verwerken blijven ten allen tijde binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien uw gegevens bij het gebruik van specifieke diensten of softwaretools, buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden, zal dit uitsluitend gebeuren in/naar landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of zullen er maatregelen genomen worden om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

9.     Wat zijn uw rechten?

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve onze GDPR-verantwoordelijke te contacteren via de contactgegevens opgenomen onder de eerste titel van deze Privacy Policy.

Recht van inzage en kopie

U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.

 Recht van aanpassing of rectificatie

U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)

U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van uw gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.

Recht op beperking van verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

 Recht op het intrekken van uw toestemming

Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming (zie hierboven onder titels 5 en 6), dan heeft u het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren. Voor marketingberichten die u via e-mail van ons ontvangt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming eenvoudig intrekken door op de uitschrijflink te klikken onderaan een dergelijk bericht.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. U kan eveneens bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing. Bij marketingberichten per e-mail zal steeds een opt-out voorzien zijn.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft met uw toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.

Recht om klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschikt u steeds over het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be

10.Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

 U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar info@finex.be of per post naar Dorpshart 25, 2870 Puurs-Sint-Amands, mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of een ander document waarmee u geïdentificeerd kan worden. De kopie zal enkel gebruikt worden om u te identificeren overeenkomstig de GDPR.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy Policy te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze websites. De datum waarop deze Privacy Policy voor het laatst gewijzigd is, kan u bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de Privacy Policy, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.